Apartman karar defteri nasıl tutulur? Örnek genel kurul kararları ve tasdik kuralları

Karar defteri, apartmanın resmî hafızasıdır. Aidat tutarından yönetici seçimine, büyük onarımlardan otopark düzenine kadar alınan her karar burada yazılıdır. Düzgün tutulmuş bir karar defteri, yöneticiyi korur ve anlaşmazlıklarda en güçlü kanıttır.

Kanun ne diyor? (KMK md. 32)

• Kat malikleri kurulu kararları, sayfaları 1’den başlayıp sırayla numaralanmış ve her sayfası noterce onaylanmış bir deftere yazılır.
• Toplantıda bulunan bütün kat malikleri kararların altını imzalar.
• Karara karşı oy veren, gerekçesini yazarak imzalar.
• Aynı konuda daha önce verilmiş bir karar varsa sonraki anlaşmazlıklar kural olarak o karara göre çözülür.

Karar defteri nasıl tasdik ettirilir?

1. 1Kırtasiyeden sayfaları numaralı bir karar defteri alın.
2. 2Yönetici defterle notere başvurur; istenen belgeler (kimlik, bina adresi ve tapu bilgileri, varsa yöneticilik kararı) notere göre değişebileceğinden önceden sorun.
3. 3Noter defterin ilk ve son sayfasına onay şerhi yazar, sayfaları mühürler.
4. 4Defter dolduğunda yeni defter aynı şekilde onaylatılır; eski defter atılmaz, arşivlenir.

Bir karar nasıl yazılır?

Her toplantı için aşağıdaki bilgiler sırasıyla yazılır. Sonradan ekleme yapılamayacak şekilde, boşluk bırakmadan yazın; hatalı satırı silmeyin, üzerini tek çizgiyle çizip parafla düzeltin.

• Toplantının tarihi, saati, yeri ve olağan/olağanüstü olduğu
• Çağrının nasıl yapıldığı ve katılan kat malikleri (vekâletle katılanlar dahil)
• Yeter sayının sağlandığı (veya ikinci toplantı olduğu)
• Divan (toplantı başkanı ve yazman) seçimi
• Her gündem maddesi için görüşme özeti, kabul ve ret oy sayıları ve karar
• Katılanların imzaları; karşı oy verenlerin gerekçeli imzası

Örnek genel kurul kararları

Karar 1: 2027 yılı işletme projesi okundu. Yıllık 339.600 TL gider tahmini ve daire başı aylık 2.358 TL avans, 9 kabul 1 ret oyla kabul edildi.

Karar 2: Yöneticiliğe A Blok 7 numaralı bağımsız bölüm maliki Ayşe Yılmaz bir yıl süreyle, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçildi.

Karar 3: Aidatın her ayın 10’una kadar ödenmesine, geciken ödemelere KMK md. 20 uyarınca aylık %5 gecikme tazminatı uygulanmasına oy çokluğuyla karar verildi.

Karar 4: Çatı onarımı için alınan üç teklif görüşüldü; en uygun teklifin kabulüne ve bedelin arsa payı oranında üç ayda toplanmasına oy çokluğuyla karar verildi.

Hangi kararın hangi çoğunlukla alınacağını apartman ve site yönetimi rehberimizdeki tabloda bulabilirsiniz. Toplantıdan önce toplantı çağrısı ve vekâletname örneklerini hazırlayabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Kararı toplantıdan günler sonra yazmak; katılanların imzasını toplayamamak.
• Oy sayılarını yazmamak; “oy birliğiyle” yazıp gerçekte karşı oy olması.
• Defteri yöneticinin evinde tek kopya bırakmak; fotoğrafını ya da taramasını almamak.
• Noter onaysız deftere ya da gevşek kâğıda karar yazmak.

Karara itiraz süresi

Karara toplantıda karşı oy veren kat maliki karar tarihinden, toplantıya katılmayan kat maliki ise kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde iptal davası açabilir. Her durumda karar tarihinden altı ay geçtikten sonra dava açılamaz (KMK md. 33).

Sık sorulan sorular

Apartman karar defteri noter onaylı olmak zorunda mı?

Evet. Kat Mülkiyeti Kanunu md. 32’ye göre kat malikleri kurulu kararları, sayfaları sırayla numaralı ve noterce onaylanmış bir deftere yazılır.

Karar defterini kimler imzalar?

Toplantıda bulunan bütün kat malikleri imzalar. Karara karşı oy veren kat maliki, karşı oyunun gerekçesini yazarak imzalar.

Karar defteri kaybolursa ne yapılır?

Yeni bir defter alınıp noterde onaylatılır ve kaybın nasıl olduğu ilk toplantıda tutanağa geçirilir. Eski kararların fotokopisi veya taranmış hâli varsa yeni deftere ek olarak saklanır. Defterin her toplantıdan sonra fotoğrafını çekmek bu riski azaltır.

Toplantıya katılmayan kat maliki karara itiraz edebilir mi?

Evet. Toplantıya katılmayan kat maliki kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde iptal davası açabilir; her durumda karar tarihinden altı ay geçtikten sonra dava açılamaz (KMK md. 33).